Con una remodelación es posible solucionar problemas en el flujo de trabajo o la comunicación. El aspecto de la adaptación cultural es clave para que proyecto se desarrolle con éxito. Casos que demuestran el «backstage» crucial al repensar las instalaciones
No todas las empresas siguen el «estilo Google» y ofrecen oficinas coloridas, con barra de café gratis, metegoles, siestarios, espacios con mesas de pool, videojuegos y hasta pianos.
En las instalaciones del «gigante de Internet», cada detalle está pensado para motivar la creatividad de los empleados y así multiplicar la rentabilidad de la firma que en cada ranking mundial sobre los lugares más codiciados para trabajar, se ubica siempre en los primeros puestos.
Este modelo también tuvo en un principio la meta de atraer a los jóvenes profesionales de carreras de base tecnológica que se incorporaban al mercado laboral, y que tanto necesitaba la empresa para desarrollar sus productos.
No obstante, los expertos afirman que el modelo aspiracional de oficinas que tiene a Google como su exponente más reconocido, no es necesariamente el mejor para todas las compañías.
En cada caso es necesario elegir una estrategia que permita diseñar los espacios de trabajo de acuerdo a los objetivos de negocio y necesidades particulares de la empresa. Es decir, en algunos casos se promoverá la privacidad y en otros el intercambio; a veces será fundamental el espacio para presentaciones o trabajo en equipo; etc.
Sin embargo algunas tendencias se mantienen en casi todos los casos, y pueden resultar sorprendentes.
En principio, los cubículos son cosa de la historia. Parece mentira pero sigue habiendo compañías que no se han deshecho de estos compartimentos que impiden que las personas se vean cara a cara al trabajar.
«Eliminar las barreras es una tendencia cada vez más usada. Los beneficios son variados, desde la integración del personal para el trabajo en equipo hasta la rápida resolución de problemas cotidianos de operación que tiene toda compañía», contó a iProfesional Carmelo Ferrante, CEO de RapiStand.
«El típico cubículo de las décadas pasadas da paso a planos de trabajo compartido, oficinas abiertas, con paneles más bajos o inexistentes. La experiencia laboral cambia. Son varias las razones por las que las empresas están migrando hacia este tipo de distribución del espacio. La principal es que así se optimiza el resultado del trabajo en equipo pero, al mismo tiempo, permite reducir los metros cuadrados y los costos de operación», dijo al respecto Víctor Feingold, CEO de Contract Workplaces.
En esta etapa, incluso los jefes se quedan sin sus lujosas oficinas, con amplios espacios y mobiliario a pedido, que marcaban las diferencias de jerarquía a simple vista. Ahora pasan a ocupar, en muchos casos, salas «privadas» que los dejan en mayor conexión con sus equipos.
«Tradicionalmente a mayor jerarquía se asignaba una mayor cantidad de espacio, pero en la práctica este criterio carece de lógica ya que cuanto más alto es el cargo, las personas permanecen menos tiempo en su oficina, dando como resultado una gran cantidad de superficie subutilizada; son los cargos más bajos son los que están más tiempo frente a un escritorio», remarcó Feingold.
«Los jefes integrados al personal profesional logran bajar barreras de comunicación que típicamente antes generaban las oficinas cerradas», continuó Ferrante.
En la firma argentina de servicios Serinco, por ejemplo, permanecía la estructura de cubículos, mientras que tras un reciente cambio de modalidad, hasta el número uno se ubica en oficinas vidriadas.
En la filial local de la multinacional de consumo masivo Kimberly-Clark Argentina (KC) también prefirieron este último modelo. Hasta la nueva country manager de la Argentina, así como cada uno de sus gerentes, tuvieron que abandonar sus oficinas y ahora tienen nada más que pequeñas salas vidriadas y ploteadas con frases inspiradoras.
Cinthia D’Agata, gerente de RR.HH, fue la encargada de comunicarle a los líderes de la multinacional en la Argentina este cambio, en medio de un proceso de remodelación y mudanza de su instalaciones en el barrio porteño de Puerto Madero. «Les dijimos que iban a ir a una sala vidriada, mucho más chiquita que lo que ocupaban antes, y que en la próxima oportunidad que nos toque mudarnos, directamente no van a tener oficina«, contó la directiva a iProfesional.
La noticia no cayó mal, aseguró D’Agata, y los gerentes fueron muy abiertos a estas modificaciones. «Eso fue una de las claves del éxito de este modelo. No hubo resistencia«, destacó.
Una vez concretada la mudanza, el cambio en la modalidad de trabajo fue instantánea. Hoy los jefes casi no utilizan esas salas vidriadas y se sientan en las mesas compartidas de sus equipos, a la vez que cualquiera de los empleados puede ocupar esos pequeños privados cuando el jefe no está presente.
En una era sin cubículos ni paredes y con jefes sin oficinas privadas, otro «clásico» de los espacios de trabajo en vías de extinción son los propios escritorios, que en muchos casos se ven reemplazados por largas mesas comunitarias o directamente por computadoras móviles que ya no necesitan un espacio fijo y rotan por las instalaciones de acuerdo a la necesidad de quien las usa.
«La oficina tradicional, donde las personas se sientan en sus puestos de trabajo de 9 a 18 horas, se están transformando rápidamente en un espacio fluido y de colaboración. Las personas trabajan fuera de la empresa en lugares que ellos mismos eligen para realizarlo. En este nuevo escenario ‘amarrarlos’ a sus escritorios ya no es una opción viable. Es indispensable contar con una estrategia y la tecnología que asegure que la información y los recursos estén disponibles para todos los trabajadores, independientemente del lugar en el que se encuentren», dijo el CEO de Contract Workplaces.
Sin embargo, no todos los expertos no le ponen aún fecha de defunción: «Los escritorios personales siguen siendo el espacio de organización laboral, ya sea en la empresa o fuera de ella, son un vínculo entre el trabajo y la capacidad de planificarlo del profesional», apuntó el CEO de RapiStand.
Identificar el problema, implementar la solución
Generalmente, las empresas que encaran procesos de remodelación de sus oficinas suelen identificar problemas en la comunicación y la productividad.
«El espacio aislado alienta el no compartir información para el crecimiento de los equipos», indicó al respecto el titular de RapiStand. Por otra parte, en el plano de la productividad, «los espacios cerrados son cómplices de los empleados que no desean darle a la empresa el 100% de su capacidad productiva», añadió.
Por el contrario, un planeamiento cuidadoso de las instalaciones puede permitirle a la empresa resolver problemas de ritmo de trabajo, flujo de información, etc. que tienen impacto directo en su productividad.
Fue el caso de Serinco, que mantenía sus instalaciones intactas en un antiguo edificio ubicado en Avenida de Mayo del Microcentro porteño desde 1980. Esto pese a que sus productos se habían diversificado y requerían ahora mayor nivel de interacción entre las distintas áreas de negocio, pensadas como compartimientos estancos en el diseño original.
El piso de 250 m² estaba dividido en oficinas amplias y sólidas, con techos altos y paredes anchas. «Empezamos a sentir la necesidad de que esas paredes no existieran y comenzamos a pensar en una empresa de ‘puertas abiertas’; es decir, eliminar la mayor cantidad posible de barreras físicas», contó a este medio Marcela Méndez, directora de Serinco.
El proyecto inicial consistió en la remodelación de ese tradicional espacio pero esto no fue posible por las limitaciones estructurales que presentaba el edificio. La firma de servicios también tomó nota de la necesidad de avanzar en proyectos para mejorar la conectividad y tecnología en general en general de la cual disponían: virtualizaciones, telefonía IP, etc. Para esto, era imposible mantenerse en el edificio de Avenida de Mayo. Se requerían servicios con los que no contaban en la zona. La decisión fue entonces mudar las oficinas.
Para ello, el primer paso fue que un equipo de arquitectos se instaló en la empresa por unos días para relevar los canales de circulación de información entre los diferentes puestos. Se presentó luego una propuesta para un diseño que optimizara el funcionamiento operativo.
Las consignas fueron que sólo el CEO y el departamento contable requerían oficinas privadas, que era indispensable incrementar las medidas de protección sobre los equipos centrales, así como un espacio cómodo para que el personal pudiera comer. También se proyectaron una sala de capacitación para alrededor de 30 personas y una pequeña sala de reuniones.
Se pensó además que el nuevo equipamiento mobiliario -que fue renovado en su totalidad- se erigiera sobre la base de elementos modulares adaptables, por ejemplo, al uso de dispositivos portátiles e inalámbricos. Éstos, según dijo la directora de Serinco, «también facilitan la adaptación de los espacios físicos a futuras modificaciones de puestos».
En KC por el contrario, la remodelación surgió de una oportunidad cuando una empresa que compartía el mismo edificio se mudó, por lo que la multinacional abarcó todo el piso que quedaba desocupado, pero con un nuevo concepto que permitiera mejorar las dinámicas dentro de las oficinas.
«Veníamos de compartimentos bastante estancos donde encontrábamos que la información no fluía, las decisiones se demoraban, y por un malentendido o algo que no se decía a tiempo, las cosas no salían como se esperaba», contó la gerenta de RR.HH.
Por eso, en lugar de distribuir al personal por equipos y en cubículos, se armaron largas mesas con grupos multidiscipliarios que no respetaban las tradicionales divisiones por áreas de la compañía. «Eso hace que la información fluya de manera más dinámica, que las decisiones se tomen de manera compartida y un poquito más rápida», dijo D’Agata.
A esas mesas se sumaron espacios tipo living con televisiones que se usan para armar y ver presentaciones, «call rooms» para teleconferencias, un salón con gradas apodado «la tribuna» para las capacitaciones, mesas de cortesía donde suelen trabajar los vendedores, y hasta un comedor moderno al mejor estilo de Puerto Madero.
Sin embargo, el espacio más destacado es el que ocupa el centro del piso y se titula «Jardín de Ideas». Se trata de una sala circular vidriada, con sillones y una mesa baja, una TV y paredes que pueden simular ser de madera o una enredadera de hojas, además de otra que sirve al estilo de pizarra para escribir. En este diseño colaboró también el equipo de visibility de KC.
«En esta sala tratamos de que la gente venga a pensar cosas creativas, sin la computadora. Es para incentivar la creatividad», contó al respecto D’Agata.
Cambio cultural, la clave del éxito
Más allá de la teoría, en cada remodelación de oficinas, por más que esté cuidadosamente pensada, habrá algún tipo de obstáculo o resistencia que provendrá de los propios empleados. Es por eso que el éxito de la operación dependerá de la eficiencia en adaptar la cultura organizacional al nuevo contexto.
Para facilitar la transición entre un esquema de trabajo y el otro, en KC antes de la mudanza el tema se trabajó a través de una campaña de comunicación interna.
«Armamos una página web mostrando cómo iba a ser el layout y cuáles iban a ser las mesas de trabajo. Y trabajamos tres ejes conceptuales que eran el movimiento, la comunicación y la innovación. Les avisamos que iban a trabajar en equipos multidisciplinarios, que el trabajo iba a ser más dinámico y que las decisiones del día a día se iban a tomar más rápido», recordó la titular de RR.HH. de la firma de consumo masivo.
De esta forma, «para el día que la gente vino, conoció el lugar y supo donde se iba a sentar, ya no era una novedad que no iba a estar con su grupo primario. La campaña nos ayudó para calmar la ansiedad de la mudanza y ayudar a que la gente se empiece a adaptar a este nuevo concepto», agregó.
En Serinco se también tomaron previsiones para evitar que la mudanza generara problemas y se decidió incluir al personal.
«En general hubo mucho entusiasmo y tratamos de dar participación a todos en el proceso. Todos los empleados fueron a visitar la nueva oficina durante la remodelación. Enseguida se comprendió que la mudanza iba a significar una mejora en las condiciones de trabajo: un lugar más moderno, más seguro, mejor iluminado», contó la directora de la firma de servicios.
Si hubo que hacer, una vez concretado el cambio, algunas adaptaciones. Fue fundamental que los empleados que ahora compartían un espacio más abierto, moderaran los tonos de voz al hablar, por ejemplo.
El mismo escenario se vivió en Kimberly-Clark, donde costó que los empleados, en caso de tener que hacer un llamado extenso o una teleconferencia, utilizaran las salas dedicadas a esos propósitos.
También al recibir algunos comentarios de los empleados más fanáticos del orden, se dispusieron espacios en donde colocar mates, tazas y otros objetos, para que no den vueltas por la oficina. Y cada persona tiene una cajonera y un locker para dejar sus cosas personales.
Pese a estos contratiempos menores, en todos los ejemplos expuestos se vivieron los cambios como un éxito. En el caso de Serinco, Méndez evaluó positivamente los resultados de la mudanza y destacó que «se observa una ‘democratización’ de los espacios. Esto acerca a la gente a sus jefes directos, los tienen a su lado, la comunicación se ve facilitada y es más fácil trabajar en equipo».
Resta todavía dar algunos pasos para terminar el proyecto de KC, como la implementación de tecnología que permita aún mayor movilidad a los empleados. Asimismo, en un futuro se espera llevar también este tipo de diseño a otro piso que ocupa en el mismo edificio esta multinacional.
«Lo que hicimos hasta ahora fue un éxito, y con eso pusimos la vara bien alto. Para lo que viene, la gente espera de aquí para arriba«, anticipó la gerenta de RR.HH.
Consejos expertos
Muchas de las compañías que operan en la Argentina lo hacen en condiciones edilicias lejos de ser deseables. Y no todas cuentan además con los recursos económicos que les permitan encarar grandes reconversiones para acondicionar esos espacios.
Estos son los consejos de los expertos consultados sobre cuáles son las claves para diseñar oficinas que todas las empresas deberían poner en práctica, independientemente de sus presupuestos.
– Asumir que somos trabajadores móviles.
– No improvisar y efectuar compras no planificadas.
– Elegir un sistema escalar que garantice reposición de repuestos y materiales para que sea adaptable a medida que la misma empresa cambia.
– Seleccionar productos cuya fabricación otorgue garantías de durabilidad.
– Al encarar una remodelación, asesorarse a través de empresas del rubro con respaldo local e internacional.
– No diseñar, para economizar metros cuadrados, espacios abiertos pero con baja capacidad de movimiento. Esto provoca el efecto contrario al buscado y genera un clima laboral adverso.Organizar los espacios de acuerdo con las actividades y no con las jerarquías.
– Adoptar políticas «paperless» o sin papeles y otras prácticas sustentables.
– Crear espacios multifuncionales.
Aunque el punto más importante a tener en cuenta en cualquier remodelación es definir con anterioridad el objetivo que quiere conseguir la empresa, y en función del mismo, planificar la estructura más adecuada.
«El desafío de las empresas consiste en lograr el equilibro necesario entre colaboración y privacidad de acuerdo a sus actividades y cultura y, a su vez, generar modelos flexibles que permitan las condiciones necesarias para fomentar la innovación dentro de sus espacios de trabajo y sean fácilmente adaptables a los cambios en el futuro», cerró Feingold.
SITIO WEB
http://www.iprofesional.com, [Web en línea] http://www.iprofesional.com/notas/234751-Oficinas-sin-paredes-y-jefes-sin-despachos-la-ruptura-de-paradigmas-en-los-espacios-de-trabajo [Consulta: 7-7-2016]